近期最推溝通書—新世代也能帶出班底人才｜伊藤誠一郎｜方言文化

#2024最推薦的溝通書籍

#激推很受用五星推薦

自己邁入四十歲，自從上次跟企業夥伴說到「你們這樣是五度五關」然後一堆八九年級生用一種疑惑的神情看著我，我就知道代溝已經在我身上出現。我覺得這本書很棒的是，用社會趨勢、環境變遷來告訴大家「世代差異」其來有自。例如不思考是因為搜索引擎的出現，缺乏想像力是因為社會便利。會問出白目問題，那是因為這只是收集資訊的一環，己速他緩是因為1.5倍或2倍數的觀看速度能夠快速看到結局。人際關係的冷漠那是因為他們在疫情間習慣單向溝通，育兒期的存在或許是企業面對新生代員工的措施。

【辦公室管理難題的真實面貌】

-身為主管不要抱著「無法點燃工作熱情、難以改變」這類的負面情緒，這是與年輕人建立友好關係的第一步。

—以前的人需要配合對方的情況使用家用電話聯絡，或是拿著時刻表跟地圖查詢旅遊行程，或是要來回翻閱字典，如果考量到這種成長背景，是否還能輕易地批評現在年輕人「不會自動自發」呢？

-現在的年輕人不是不行動，而是無法行動，所以上司前輩應該要以協助支援的心情來接近年輕人。面對在網路搜索的環境中成長的時代，要從「自動自發的必要性」開始教起。

-舊世代的不方便會培養出想像力，例如以前約會沒有手機可以快速聯絡，心中就會不斷浮現問題來想像。現在因為科技的方便，所以反而讓人缺乏想像力，所以我們可以用詢問「為什麼」來改善缺乏想像力的問題。

-對年輕人來說，他們強烈的渴望對他人有所貢獻，許多年輕人並沒有排擠他人往上爬的想法他們強烈的希望公司認同自己是組織中的一分子。

-稱讚的時候盡量避免當眾表揚或是單獨表揚，過去的夥伴意識是指速度快的拉著速度慢的人前進，或是分擔其他人的重擔。但是對現在的員工來說，他們將「夥伴意識」解釋為沒有人領先或落後，大家站在相同水平線上齊心協力一起邁進。

-新人問轉職或跳槽，對他們來說這只不過是收集資訊的一環，就像是在網站上搜索一樣。與其抱怨不知道年輕員工在想什麼，不如嘗試用更直接更具體的言詞來促進相互了解。

-對年輕員工來說，如果看電視劇或YouTube都可以用1.5或兩倍速觀看的話，對他們來說知道故事結局似乎更加重要。己速他緩，自己的事情很急躁，對他人事情慢吞吞。

-肯定和認同是效果更好、更具優勢的指導方法，強迫對方與忍耐的時代已經結束了。請先試著用積極正向的言詞，從肯定年輕員工的努力和挑戰開始做起。

-但是工作並非都是自己想做、喜歡做的事情。有很多即使不想做，也必須要去做的任務。這既不是強迫也不是忍耐，而是義務。只有這理解了這一點的情況下，才能實現「肯定和認同」。

【這些錯誤你是否未曾察覺、經常犯？】

-上司的詞彙疲乏只會說出像是責備的話，更重要的是說明與教導這兩個步驟。首先第一步就是平心靜氣的說明不足之處。為此要先具體地告訴對方「這項工作所要求的標準」和「這項工作完成後應該達到的理想狀態」。

-上司或前輩需具備足夠的詞彙量和說明能力，配合工作標準與完成狀態，具體傳達出「工作目的和意義」以及「個人工作所帶來的影響」。

-接下來的步驟是教導，也請您分析原因，還要教導年輕人作筆記和記錄所學內容的重要性。

-如果你要指正年輕員工的失誤或基本錯誤時，建議直接了當的方式說明，不要提出顯而易見的問題或是連續追問對方。

-喜愛、快樂和愉悅的情感是讓人能夠大幅成長的前提條件，而且教導年輕員工這件事的重要性和嚴格對待他們毫無關聯。

-有些想法和思維，光靠網路和智慧型熟悉無法獲得：

①擁有自己想法的必要性

②和持有不同觀點的人進行討論的重要性

③親自確認的重要性

-現在年輕人和他人直接交友互動經驗少之又少，例如單向的線上學習或是新冠肺炎在家隔離的影響。首先情形從不經意的問候或寒暄開始，接下來盡量讓年輕人養成回覆和報告的習慣。最後在完成交辦工作後也要讓他們確實回報工作的完成情況。

-讓年輕人實行合理的工作方式，盡量切換成「前期衝刺型」的工作模式從緩到急的工作改變成從急到緩的工作節奏。

-如果要跟年輕人建立在職場上的人際關係，那溝通語言就是工作和時事。

-現在年輕員工對於討厭、不擅長、不信任消極負面的表現方式有產生反感的傾向。所以禁止使用基於主觀的負面用語。

【肯定】價值貢獻，【回饋】促進行動

-告訴年輕員工工作所要求的價值，也就是這項工作的目的為何、對象為何。

-當年輕員工說出「好累喔」的時候多半是涵蓋無法有效率的工作，以及不知道如何提高工作效率。

-如果年輕部屬給不出答案，應該站在相同立場，在彼此取得共識的同時，與他們一起思考。

-對於積極樂觀的部屬，請教導他們以下兩點重要原則。第一點要先有計劃再執行工作的重要性，第二點是預先設想出現問題的可能性，並準備好因應對策。

-面對使用不合邏輯的謬論來反抗的年輕員工，有效的方式就是採取堅定的態度。無論在各種場合，工作、目的、品質和義務等基本論點都是通用的，要以廣闊的視角說明工作的本質。特別是長官在回覆時，其他年輕員工也會觀察上司和前輩的處理方式。

-不能以自己現在的標準來評價年輕員工，工作滿一年就有一年的滿分標準；第二年員工就會有工作滿兩年的標準。（剛帶完畢業班的導師，回過頭來重新帶四年級升上五年級的學生時，不能覺得他們程度很差）

-失敗的經歷會比成功案例更容易引起共鳴，特別是在教導年輕員工時。

【培育班底】雙向成長的路徑

-激發他們的活力，只要不斷給予肯定和認同，並著眼於「已經做到的事」。

-不要把指導方法和指導內容混為一談，你以為是不夠嚴格，也許是指導內容不足。

-如果工作明知道有正確答案卻不告訴他們，這樣反而是繞遠路，甚至有可能被他們當成無法實際感受到成長的職場環境。

-為了讓他們能夠從「知道」的階段無縫銜接到「做得到」的階段，請務必試著以兩人三腳的方式與他們一起努力。

-計劃在與部屬充分討論後，明確決定在何時之前以及能做到什麼。如果進度不理想，應該要跟年輕人一起思考「做不到的理由」和「為了達成目標的對策」。

-可以在正式開始教導之前，先設一個「育兒期」。時間最多三個月，以溫和的態度教導嘗試和基本的行為準則。

-育兒期的三大禁忌：

① 即使他們做不到非常容易做當然的事情，切勿驚訝。

② 其實經過一兩次的指導仍然無法做到，切記厭棄。

③ 面對就連很基本的事情都必須要教導的現實，切忌感嘆。

-育兒期的主要指導重點如下：正確的整理文件、電腦、書寫用具的方式。嚴格中所時間並為此做好充分的事前準備。保持有規律的生活節奏，避免影響工作。對上級要謙恭有禮的措辭和行為。

-先提供正確答案給年輕人並教導基本行為之後，他們就擁有自己的希望標準和判斷標準，進而能夠獨立思考和採取行動。

-工作品質就是利用一點點超值感的驚喜，來超越對方的期待值。

-責任是用來在過程中履行，而不是在事後承擔揹負。年輕員工會觀察上司如何處理工作，以身作則的榜樣。

-年輕人在傳遞資訊時，有時往往忽視現場氛圍、對方處境以及當中可以讀取的情感和想法。這或許是因為他們習慣依賴Line等文字溝通，缺乏面對面交流的經驗，因此較少注意對方的表情和情緒反應。

-社會人士是以滿足對方的需求和期望（協助他人的自我實現）來成就自我實現。

-想像未來的自己，成為明天的動力。毫無保留地告訴他們工作生涯的真實情況，也是上司或前輩的真實情況。

-有很多工作的最佳解決方法，會因為「案件別」和「客戶別」而有所不同。

-「沒有標準答案的工作」的三項重點：

① 理解他人

② 挑戰的重要性

③ 以自我為中心的工作充實感

-先向年輕員工「請教」，再進一步創造「求助」的機會，讓他們能強烈感受到「自己能幫上忙」及「他人向我求助」的心情。請務必捨棄「部屬理所當然要協助上級工作」的舊觀念。

-區分「違反規則」和「不足之處」，以肯定的角度來看待「年輕」。

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