改善報告時，台下似懂非懂？快來檢查這九種上台最常出的錯誤

 改善報告時，台下似懂非懂？你不可不慎的九項檢核避錯重點

每年第四季開始，由於工作的關係我總需要參加各種改善成果的發表會。有些報告者的自信從容、報告內容的精悍有力都會讓我印象深刻。但也是遇過那種哈欠連連(所幸現在有口罩)、坐立難安，冗長且不知所云的報告內容。所以我決定統整一份供檢核避錯用的重點，希望讓大家在辛苦完成改善案後，能夠精準且有效率的呈現。

  

改善報告的常用步驟架構

先說，我會將這篇文章的受眾設定在製造相關產業的專案改善報告上，不特別區分是公司內部或是對外的發表會形式。其實不論是TPM的8D手法、QCC品管圈的QC Story或是豐田式問題解決法TBP（Toyota Business Practice）都是業界極為成熟且邏輯架構完整的結構，它能夠在短時間內讓一個不論是生產效能提升、設計開發或品質改善的專案得以完整論述。在此我以QC Story來說明，一份完整的報告應該要具備：

① 主題選定與選題理由

② 改善計畫

③ 目標設定

④ 現狀調查

⑤ 要因分析

⑥ 對策擬定與實施

⑦ 效果確認

⑧ 標準化與殘留課題

⑨ 今後方向

然後我們今天不帶大家一步步說明完整的改善報告應該要如何來填寫，因為內容適用性還是會因為產業特性、公司內外、題目範圍、時間限制等而有所改變。我們換個方式，改以負面表列的作法呈現，究竟有哪些坑容易使人踩雷，既然列出來就希望往後在報告時能夠避免掉入而影響呈現。究竟有哪些容易犯下的錯誤呢？就讓我們一個個看下去。

改善報告常犯的九種錯誤

1. 【產品究竟是什麼？製程包含哪些工序？】

至少花個30秒到一分鐘時間，讓閱聽者知道兩件事：
「這個產品是做什麼用的？例如機台的哪個部位等」

「這個產品怎麼做出來的？包含哪些步驟？」

2. 【公司專有名詞少用】

「老師這個MA-157車型，在我們家是用PR來做，每週PM都有確實執行」除非是公司內部的會議，否則過多的專有名詞會容易讓人誤解。PR究竟是Press(沖壓)還是Purchase Requirement(請購)？PM是設備保養還是產品經理？

3. 【選題理由跟改善目的不能忘】

為什麼公司需要降低成本而不是提高產能呢？降低成本的理由可能是因為公司面對匯損跟國外廠商競爭，急需市場上價格的競爭力，而提高產能的理由可能是市場訂單激增。

簡單來說，如果你不解釋清楚「Why important？」台下的閱聽者就比較難有身歷其境的代入感，瞭解我們的改善需求與後續選擇。

4. 【聚焦主題，附帶性的內容可省略】

明明是換模換線的改善，偏偏改善事例最後幾頁說到機台有設置光電柵欄避免人員意外夾傷、每週五下午三點到四點固定舉行提案改善會議激起大家改善思維。哈囉～請回頭看看本報告的主題，莫忘初衷不只用在人生，改善報告也適用。

5. 【一定要有行動計畫跟目標值】

沒有行動計畫，我們就無法得知這個改善案要花多久時間做？是由哪些團隊成員負責？各自是做了些什麼？有沒有延遲或是超前進度？

如果沒有定量的目標值，改善前後就無法追蹤效益的改變。另外也別忘記目標值要跟改善目的間要有關聯性！

6. 【要說明要因跟結果間的因果關係】

為什麼移動加熱塊就能夠讓封口不良率降低？為什麼一定要買設備才能夠讓產能提高呢？因為我們身處改善活動之中，中間經歷了些什麼，透過報告將其整理清楚。是因為站在公司知識管理的角度，了解因果關係，後續才能夠趨吉避凶。

也能夠再次檢視我們的作法有沒有疏漏或忽略掉的地方，特別是品質相關的改善案特別要重視清楚。

7. 【改善事例求精不求多】

改善報告的時間多半限於15-30分鐘內，針對一個改善主題如果你提出十項改善事例，不僅時間不容易掌控，也會讓人眼花撩亂，不易抓到重點。倒不如限縮在3項改善事例，聚焦清楚以攫取眼球注意力。

8. 【目標值最後一定要做效果確認】

報告切勿虎頭蛇尾，改善作法介紹後，大家一定會好奇效益如何，所以最後報告結束前別忘記要做效果確認。當然改善過程中我們也可能改變方向或作法，與當初目標值設定不相符，但在報告中仍可說明清楚。

目標若達成，我們關注的重點在於後續的橫向展開與標準化。目標若未達成，也請說明接下來的改善作法檢討。

9. 【不要只是念報告，注意時間掌控】

不要輕忽台下所有閱聽人的閱讀理解能力，通常一張投影片放上去，15秒內就會有人已經看完你要陳述的內容。所以重點不只在於投影片上的內容，而是實際執行操作過程中你的作法細節、撞牆的點、組織氣氛怎麼引導等。

再好看的電影如果片長超過3小時，總會有人忍受不住上廁所或睡著的誘惑。同樣地，再精彩的報告，如果好戲拖棚，一樣會形成尾大不掉的窘境。所以時間限制也是讓大家去蕪存菁的一個好基準。

  

  

當然這份檢核避錯重點僅是我個人經驗整理，像是接下來三個月內我應該就需要聆聽參與超過100回改善報告，之所以準備這篇文章就是希望能夠讓大家在準備報告上更加完整。也非常歡迎各位提供想法或見解，一起來補足、填平這些坑，謝謝大家。