精實改善力課後改善運用計劃-會議管理-周純如

精實改善力一班 周純如(原文刊於FB精實改善力社團)

憲福育創精實改善力公開班於5/27舉行，對於這堂課是我改善工作流程重要的思考起點，在這堂課中我見證到強人者如何面對困難任務及挑戰成功的臨危不亂，專注於問題處理的機制，是一堂價值非凡的學習。

守智的精實流程改善功力不容小覻，對我的行政流程改善很多的思考點，工作中我們總是習慣性的承襲舊有工作模式，因為沒時間的藉口讓我們也不會想花心思改善流程，尤以行政工作者居多，面對一成不變的制式框架工作模式，如何更有效率完成，上完課後認真鍛練二星期，尋著七大浪費的規則拆解，真的悟出好方法，就以行政秘書朋友最常做的會議召集，會議通知，會議紀錄撰寫，會後追蹤四大會議工作術運用精實改善力提昇成效。

庫多搬不動加等七大浪費，我在會議管理上全部用上，並且簡化流程讓會議更有效率，最精典常見的就是會議紀錄撰寫及產出，一般來說會議紀錄撰寫者，常常會有紀錄內容的盲點或決議事項的不清，因此常會在會議中帶錄音筆全程錄音，等開完會後再回去聽內容產出會議紀錄，這時就產生幾項浪費：

1. 會議紀錄者聽不懂會議內容而帶錄音筆，此時就有庫存及多做的浪費，因為會議紀錄者就是多餘庫存，此時真正發揮運作的僅有錄音筆。也造成紀錄者多做這件事的浪費

2. 上次應完成未完成追蹤事項報告，這是等待的浪費及不良的浪費，未完成事項應該於開會前就通知未完成人員，並將修改後或造成延宕的原因先行溝通及請示主管，而非開會時才報告上次未完成事項，又將上次的會再開一次，也形成動作的浪費及多做的浪費

3. 會議紀錄的追蹤，紀錄者抱著電話一一詢問進度，並將從A得到的答案轉告B，造成搬運的浪費，不如以共用表單來完成追蹤紀錄的。

訓練後要鍛鍊才能成就旨效。